Vor der Archivierung der E-Mails steht die Frage: Wie kommen die E-Mails ins Archiv?

Bei Benno MailArchiv ist das ganz einfach: E-Mails werden entweder aktiv an die Archivierung heran geführt (bspw. per SMTP) oder passiv ins Archiv aufgenommen, also von Benno MailArchiv aus Ihrem E-Mail- oder Groupware-Server abgeholt (bspw. durch POP3- oder IMAP-Abruf einer Sammelmailbox oder einer Journaling Mailbox).

Es ist egal, welche E-Mail-Lösung oder welche Groupware Sie einsetzen. Mit Benno MailArchiv archivieren Sie Ihre E-Mails sicher und schaffen schnellen Zugang zu den abgelegten Informationen. Da E-Mail- und Groupwarelösungen i.d.R. IMAP, POP3 und SMTP unterstützen, haben wir damit die universelle Schnittstelle zum Archiv.
Wir unterstützen die E-Mail-Archivierung bspw. mit folgenden Systemen:

• Microsoft Exchange Server
• Lotus Notes/Domino
• Novell GroupWise
• Open-Xchange
• Zarafa
• Scalix
• Zimbra
• Tobit, David
• AVM Ken
• diverse IMAP- und POP3-Server
• ...

Selbstverständlich unterstützt Benno MailArchiv auch die Archivierung von intern, zwischen Mitarbeitern verschickten E-Mails, sofern die vollständige Abbildung des E-Mail-Verkehrs im Archiv gewünscht ist. Durch eine eigene Trusted Application für GroupWise ist diese Funktionalität auch mit Novell GroupWise einfach abbildbar.

Offene Schnittstellen schaffen Flexibilität und Freiheit. Benno MailArchiv unterstützt diverse E-Mail-Standards und generische Konzepte, um E-Mails für die Archivierung entgegen zu nehmen. E-Mails können auf folgenden Wegen in Benno MailArchiv aufgenommen werden:

• SMTP
• POP3
• IMAP
• Maildir (bspw. Import bestehender E-Mail-Datenbestände)
• aus eigenen Skripten und Programmen heraus
  (die Schnittstelle ist skripting-fähig)

Vorhandene E-Mail-Bestände können so einfach, rationell und auf Basis robuster Mechanismen in Benno MailArchiv aufgenommen werden. Die skripting-fähige Schnittstelle öffnet darüber hinaus vielfältige zusätzliche Optionen für den Zulauf von E-Mails in das Archiv.

Beispiele für kommandozeilen-basierte Operationen:

>> E-Mail hinzufügen
      cat email.eml | java -jar bennoadmin.jar add

>> POP3-Mailbox manuell importieren
java -jar bennoadmin.jar pop3 pop.mail.de user secret

Jede eingehende E-Mail wird nebst aller E-Mail-Attachements volltext-indexiert. Ausgereifte Technologien (wie bspw. Apache Lucene), die für die schnelle Indexierung großer Textmengen ausgelegt sind, gestatten, E-Mails nebst ihrer Headerzeilen und Anlagen schnell im Volltext zu indexieren und für die Suche aufbereitet vorzuhalten.

Für die Indexierung von E-Mail-Anhängen sind ebenfalls ausgereifte Open Source Technologien im Einsatz. So nutzen wir die Möglichkeiten von Apache Tika, verschiedenste Dateiformate in indexierbare Texte umzuwandeln. Selbst aus Binärformaten wie JPEG können Exif-Daten extrahiert werden. Auch verschiedene Office-Formate werden unterstützt.
Die offene Architektur von Benno MailArchiv bietet auch hier zusätzliche Vorteile: Bei Bedarf lassen sich eigene Parser-Module entwickeln, um andere oder kundenspezifische Dateiformate indexierbar zu machen.

Unterstützte Attachment-/Dateiformate bei der Volltextindexierung sind bspw.:

• PDF (Adobe® Portable Document Format)
• Microsoft® Office® (doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx)
  (alle Versionen, incl. Office 2007, Office Open XML)
• OpenOffice.org
  (OASIS OpenDocument, ISO/IEC 26300:2006)
• Rich Text Format (rtf)
• XML
• komprimierte Dateien (zip, gzip, bzip2, tar, cpio, ar)
• Metadaten aus
  • JPEG und weiteren Bildformaten
  • Audio-Dateien
  • Flash-Video
• diverse weitere Formate